jueves, 2 de junio de 2016

CORIM (Gestor Base de datos) Vs Excel (Hoja de cáculo)




Contenido



Introducción

¿Cómo se organizan los datos?.

¿Por qué NO usar Excel en vez de Corim?.

Conclusión.


Introducción




Excel es una aplicación distribuida por la suite de oficina Microsoft Office, que se caracteriza por ser un software de hojas de cálculo, utilizado en tareas financieras y contables. Es de aplicación para cualquier fórmula matemática y lógica.

Microsoft define así mismo Excel cómo una aplicación para:

  • Dar forma a los datos:

Organiza los datos, numéricos o de texto, en hojas o libros de cálculo. Verlos en contexto te ayuda a tomar decisiones más informadas.

  • Cambiar el formato y el orden:

A medida que utilizas distintas configuraciones, Excel aprende y reconoce tus criterios para autocompletar los datos restantes sin necesidad de fórmulas o macros. La característica de búsqueda Información te guía por los comandos que necesitas para obtener los resultados que buscas.

  • Hacer análisis
Excel realiza complejos análisis automáticamente y resume los datos con distintas tablas dinámicas que puedes pre visualizar para compararlas y seleccionar la que mejor exponga tu historia.


Basándonos en estas descripciones podemos asegurar que Excel es una herramienta genial para el cálculo y análisis de datos, sin olvidar que se pueden presentar esos mismos datos en formatos gráficos muy espectaculares.

¿Cómo se organizan los datos?



Antes de saber cómo se organizan los datos deberíamos saber qué es un dato. Podemos definir datos cómo:

Un dato es una representación simbólica (numérica, alfabética, algorítmica, espacial, etc.) de un atributo o variable cuantitativa o cualitativa. Los datos describen hechos empíricos, sucesos y entidades. Es un valor o referente que recibe el computador por diferentes medios, los datos representan la información que el programador manipula en la construcción de una solución o en el desarrollo de un algoritmo.




Los datos hay que introducirlos en algún sistema y almacenarlos para su posterior utilización y es aquí donde nacen las diferencias entre una base de datos y una hoja de cálculo.

Las hojas de cálculo (cómo Excel) contienen datos para su análisis y explotación en forma de gráficos, cálculos matemáticos, etc…

Las bases de datos (cómo Corim) contienen datos para su almacenamiento, mantenerlos relacionados y posteriormente poder hacer explotación en forma de gráficos, informes, etc.. incluso exportarlos a sistemas cómo Excel para su análisis.

Una base de datos garantiza también un control de acceso a los datos, así como un acceso concurrente y una manipulación masiva de datos, mediante comandos o sentencias.

En la siguiente tabla se ve una comparación de ambos conceptos:

Excel – Hoja de cálculo
CORIM – Base de Datos
Análisis de datos
Gestión de datos
Matemático, lógico
Mostrar subconjuntos de datos, datos estructurados, consultas complejas
Cálculo, comparación estadística
Automatización de eventos comunes
Generación fácil de documentos para su compartición
Gestión de datos con múltiples usuarios
Formato condicional, gestión de gráficos
Informes de datos complejos


Haciendo un recorrido por la web se pueden ver varios casos en los que el uso de Excel para gestionar datos como si fueran una base de datos fracasaron o simplemente falló.

Los siguientes puntos son un resumen de los problemas encontrados del uso de Excel cómo sistema de gestión de datos. No obstante, esto no quiere decir que el uso de Excel no sea adecuado para almacenar datos, pero el siguiente listado muestra algunos de los problemas que se podrían encontrar al usarlo:
  • 90% de las hojas de cálculo contienen errores a partir de 200 filas. 
  • Los errores que se generan provocan pérdidas de dinero y planificación.
  • El uso de múltiples personas aumenta los errores. 
  • Interpretación diferente de las etiquetas y categorías por parte de los usuarios. 
  • Cambio de etiquetas y funciones no controladas. 
  • Posibilidad de no guardar cambios. 
  • Posibilidad de guardar archivos duplicados. 
  • Acceso sin passwords ni trazabilidad. 
  • Posibilidad de robo de información más sencillo (copio archivo y me lo llevo). 
  • Pérdida al introducir gran cantidad de texto (limitación de las celdas). 
  • La relación entre entidades es un enlace de listas (por ejemplo, proveedores-productos) 
  • Tiempo excesivo para preparar todo el proceso. 
  • Mala interfaz para su comprensión y uso. 
  • Velocidad del manejo de datos pobre. 
  • Fórmulas de columna pueden afectar al rendimiento. 
  • ….
Absolutamente todos estos puntos vistos se solucionan con un sistema de base de datos cómo es CORIM.

Conclusión


No se ha creado este documento para desprestigiar el uso de Excel, sino que es una reflexión y comparación entre hojas de cálculo y bases de datos.

Desde mi punto de vista cada sistema tiene su función, la hoja de cálculo para la realización de análisis y la base de datos para la gestión de los datos.

Toda la información del informe ha sido recuperada de internet y de la infinidad de páginas que hay comparando estas dos plataformas de manejo de datos, si algo están de acuerdo todas es que cada una de ellas son muy óptimas para lo que fueron creadas, en otras palabras, Excel es perfecto para el análisis y CORIM es perfecto para gestionar todos los datos relacionados, en este caso, con el mantenimiento industrial.

Referencias








2 comentarios:

  1. Siento mucho discrepar sobre el análisis, muchas de los puntos expuestos como barreras pienso que son fruto de una falta de práctica profunda en Excel, y no existen si se conoce como solucionarlos. Yo desconozco Corim, pero si que domino Excel para mantenimiento, y lo que se apunta como barreras no suponen un problema. Los datos de Excel no hay que expertarlos a ningún sitio para amalizarlos.

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    1. Gracias por el comentario Antonio,

      Hay muchas empresas cómo usted que manejan el mantenimiento con Excel, estupendo y si les funciona continúen con ello.
      No deja de ser poco optimo,y al artículo me refiero, utilizar una herramienta de análisis para el almacenamiento y gestión de datos.
      Cómo ingeniero informático he visto proyectos en Excel muy trabajados pero siempre tienen el mismo fin, cuando se jubila la persona o la cambian el procedimiento creado queda obsoleto y normalmente en manos de personas que no tienen los mismos conocimientos que la que se fue.
      No obstante el artículo deja abierto el debate, ¿Qué es más apropiado para la gestión de datos? A mi parecer, una base de datos.

      Gracias de nuevo Antonio

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